איך לשלוח מסמך לחתימה דיגיטלית — מדריך מהיר

כדי לשלוח מסמך לחתימה דיגיטלית מעלים או מנסחים את המסמך, מסמנים היכן הנמען צריך לחתום, מזינים את שמו ופרטי הקשר שלו ולוחצים "שלח". הנמען מקבל קישור במייל או בוואטסאפ, חותם ישירות מהדפדפן, ואתם מקבלים בחזרה מסמך חתום עם תיעוד מלא — הכול תוך דקות.

איך שולחים מסמך לחתימה — שלב אחר שלב

שלב 1: הכנת המסמך

יש לכם שתי דרכים. אפשר להעלות קובץ קיים (PDF או Word), או — אם אתם משתמשים בokdoc — פשוט לתאר את המסמך במשפט אחד וה-AI ינסח אותו עבורכם. כך אפשר ליצור חוזה, הסכם שירות או הצעת מחיר בלי לפתוח מסמך ריק.

שלב 2: הוספת שדות חתימה

גוררים לתוך המסמך את השדות הדרושים: חתימה, שם מלא, תעודת זהות, תאריך וראשי תיבות. אפשר להוסיף יותר מחותם אחד ולקבוע סדר חתימות — למשל קודם הלקוח ואז אתם.

שלב 3: הזנת פרטי הנמען ושליחה

מזינים את שם הנמען ואת המייל או מספר הטלפון שלו. בוחרים ערוץ שליחה (מייל או וואטסאפ), מוסיפים הודעה אישית אם רוצים, ולוחצים "שלח". הנמען מקבל קישור ישיר וחותם בלי להירשם ובלי להתקין דבר. כדי להבין את חוויית החותם, ראו איך לחתום על מסמך אונליין.

שלב 4: מעקב וקבלת המסמך החתום

מהרגע ששלחתם אתם רואים בזמן אמת אם המסמך נפתח, נקרא ונחתם. כשהנמען מסיים, אתם והוא מקבלים עותק PDF חתום עם תיעוד מלא של התהליך. אפשר אפילו להגדיר אוטומציות מעקב שישלחו תזכורת אוטומטית אם הנמען לא חתם.

טיפים לשליחה שתחזור חתומה מהר

• כותרת ברורה — ציינו במייל בדיוק מה המסמך ומה נדרש מהנמען.
• הודעה אישית קצרה — שורה אחת מגדילה את אחוז החתימות.
• תזכורת אוטומטית — אל תרדפו ידנית; תנו למערכת לשלוח תזכורת.
• חתימה מהנייד — ודאו שהמסמך מותאם לחתימה ממכשיר נייד, שם רוב הלקוחות חותמים.

עוד טיפים מעשיים תמצאו במדריך טיפים להחתמת לקוחות.

למה okdoc ולא רק מסמך מצורף במייל

שליחת קובץ במייל ובקשה ל"להדפיס, לחתום ולסרוק" יוצרת חיכוך שמעכב עסקאות. עם okdoc הנמען חותם בלחיצה, אתם מקבלים תיעוד משפטי, ואם המסמך הוא הצעת מחיר — אפשר לחבר אליו תשלום כך שהכרטיס יחויב ברגע החתימה דרך Sign & Pay. שוקלים אלטרנטיבה? השוו בokdoc מול DocuSign.

עצמאים שמחתימים לקוחות באופן קבוע יפיקו תועלת מהפתרון לפרילנסרים, וכל הרקע על תוקף משפטי מופיע במדריך התוקף המשפטי ובמהי חתימה אלקטרונית.

שאלות נפוצות

האם הנמען צריך חשבון כדי לחתום?

לא. הנמען מקבל קישור וחותם ישירות מהדפדפן, ללא הרשמה וללא התקנת אפליקציה.

אפשר לשלוח לחתימה של כמה אנשים?

כן. אפשר להוסיף מספר חותמים ולהגדיר סדר חתימות — כך כל אחד מקבל את המסמך בתורו.

מה קורה אם הנמען לא חותם?

המערכת מציגה את הסטטוס בזמן אמת, ואפשר להגדיר תזכורות אוטומטיות שיישלחו עד שהמסמך ייחתם.

אפשר לשלוח מסמך לחתימה בוואטסאפ?

כן. ב-okdoc אפשר לשלוח את קישור החתימה במייל או בוואטסאפ, בהתאם להעדפת הנמען.

מוכנים לשלוח את המסמך הראשון?

פתחו חשבון ב-okdoc ושלחו מסמך לחתימה תוך דקות — או התחילו מהפתרון להצעות מחיר אם אתם רוצים גם לגבות תשלום.